TITRE DU POSTE:Coordonnateur(trice) des contrats de recherche
*Description du poste disponible en anglais seulement


COVID-19 On-Campus Requirements

Queen’s University Policy Regarding Mandatory Vaccination Requirements for In-person University Activities requires ALL Community Members, including employees, to be Fully Vaccinated against COVID-19 prior to participating in any In-person University Activities. This is a condition of employment for all employees who are required to attend University Property to perform their employment responsibilities. Individuals who cannot be vaccinated due to substantiated grounds (medical and other protected grounds under the Ontario Human Rights Code) may ask the University to validate the exemption and request an accommodation for these rare circumstances. If approved, they will be subject to additional health and safety measures.


Reporting to the Assistant Scientific Director of the Canadian Institute for Military and Veteran Health Research (CIMVHR) and in support of research contracts and strategic partnerships at CIMVHR, the Research Contracts Coordinator will help to facilitate the day to day administrative, financial and accounting functions of research contracts and strategic partnerships.. The Research Contracts Coordinator works closely with CIMVHR staff in relation to research contracts and strategic partnerships and performs financial and administrative duties in support of research contracting activities for CIMVHR. The Research Contracts Coordinator will act as the contracts facilitator in support of the research contract and subcontract process. This role will provide advice and guidance, while assisting with academic and government researchers and subcontractors, assisting in the preparation of subcontract documents, cost proposals, and other projects initiation documents as required. This role will perform financial and accounting duties in support of CIMVHR's research contracts and partnerships, and act as back up and admin support for research contracts. The Research Contract Coordinator also works closely with CIMVHR financial staff to ensure budgets are up-to-date and coordinated as applicable and provides reports as required.

  • Maintains and updates CIMVHR's contract document templates (cost estimate spreadsheets, approved cost estimate) and provides templates to subcontractors at appropriate times in the project life cycle (timesheet and invoice templates).
  • Keeps CIMVHR's finance manager up-to-date on all budgets, accounting reconciliation and budgeting requirements to assist in CIMVHRs quarterly and year-end.
  • Ensures all administrative requirements of subcontracts are accurate and met in a timely Upon subcontract completion, administers and gathers subcontractor feedback questionnaires, and facilitates notices of intent to publish research results to relevant Government departments.
  • Monitors and communicates upcoming subcontractor deadlines.
  • Maintain documentation of the policies and procedures for this position.
  • Sets up, monitors, audits, reconciles accounts and maintains financial Works in Queen'sPerforms financial and accounting duties for subcontracts, including processing financial transactions, and budget development and Maintain billing spreadsheets and other administrative records to track incoming/outgoing claim payments. Create timesheets from billing logs prior to claim submission. Reviews subcontractor invoices, responds to questions about invoices, prepares supporting document packages, and works with other CIMVHR staff to prepare claim forms. Liaises aQuire and TRAQ systems. with government procurement officers regarding billing questions. Creates adjusted invoices to facilitate accurate payment of subcontractor invoices for all approved costs.
  • Serves as a back up contact person for Liaises with subcontractors concerning changes to subcontracts with a focus on budgets, but with attention to statements of work and sub contracts as required, Prepares paperwork to apply for and assist with changes.
  • Submits contractual and financial documents for review through TRAQ, maintains a log and tracks their review, and file and distribute signed documents to the Assistant Scientific Director and other parties.
  • Works closely with Research Accounting, other university departments and subcontractors to resolve problems such as payment or invoice issues.
  • Communicates and liaises with research accounting, CIMVHR's finance manager, the contracts unit and other university departments as appropriate to ensure the successful completion of CIMVHR's subcontracts and reporting.
  • Assists in communication with Government, university, and stakeholder contracting personnel.
  • Participates in short- and long-term project planning and implementation based on projected deadlines.
  • Undertakes other duties as required in support of research contracts and strategic partnership activities of CIMVHR.
  • Completion of a university degree in a related field (or recognized equivalent), combined with several years of job-related Previous work in health sciences, research contracts would be considered an asset.
  • Demonstrated knowledge of financial/accounting practices and experience with Queen's financial and research systems (PeopleSoft, FAST and TRAQ).
  • Knowledge of the university structure and financial/computing systems will be considered an asset.
  • Experience as a research facilitator, with the research contracts process, and managing research submissions.
  • Knowledge of university procedures, policies, and regulations is considered an asset.
  • Consideration may be given to an equivalent combination of education and experience.
  • Promotes the value of diversity and the importance of being an inclusive organization and ensures equitable and fair treatment of others and actively works to make the workplace inclusive for all individuals.
  • Excellent organizational and time management skills with the ability to organize multiple project tasks simultaneously.
  • Excellent interpersonal and communication skills, both oral and written.
  • Effective writing skills, and basic editing and proofreading abilities with demonstrated attention to detail and accuracy.
  • Previous experience working as part of a collaborative team, and the ability to work within and promote a team environment.
  • Ability to exercise discretion, good judgement, and solid decision-making
  • Advanced computer knowledge in Microsoft Office, including Outlook, Word, PowerPoint, and Excel as well as database programs with the ability to adapt to emerging technology.
  • Analytical, interpretive, and problem-solving skills.
  • Ability to take initiative and to assess and a establish priorities while working in an environment with multiple distractions and strict deadlines.
  • Project planning and management skills.
  • Ability to establish and maintain relationships with CIMVHR's partners.
  • Self-motivated, self-directing with a demonstrated ability to function independently, responsibly, and significantly contribute to a positive work environment.
  • Ability to visualize the complete process and the function of each sub-task within the overall system.
  • Excellent organizational and time-management skills with an ability to control a demanding schedule of conflicting priorities and deadlines.
  • Ability to maintain strict confidentiality.
  • High degree of initiative, with an ability to establish priorities, work to deadlines and complete task assignments.
  • Ability to establish daily/weekly priorities and take initiative to successfully resolve urgent matters.
  • Demonstrated organizational skills to effectively cope with frequent interruptions.
  • Computer skills including spreadsheet analysis (MS Excel), PeopleSoft, and a working knowledge of other computer programs applicable to the position.
  • Ability to take initiative, work with minimal supervision and make independent decisions.
  • Prioritize work and time and decide which task is the most important among several to maintain deadlines.
  • Based on accounting knowledge, determine how accounting problems and errors should be corrected.
  • Decide how new information will change the course of a project or and recommend appropriate response to ensure highest probability of success.
  • Decide how to coordinate time and effort in support of research contracts and strategic partnerships.
  • Manage filing systems and document management systems.
  • Determine appropriate response to research inquiries and decided when new information calls for further actions such as distribution and verification.
  • Resolve account problems as they arise, make decisions on how to apply university procedures and guidelines, referring more complex problems to more senior staff.
  • Determine which expenses on subcontractor invoices are eligible and when to consult the CIMVHR staff about eligible expenses.
  • Make daily operations decisions and resolve administrative problems.
  • Make recommendations for improvements to contracts or publications processes.
  • Resolve account problems and financial issues related to budgets and claims.
  • Assess and determine when to refer issues to senior leadership.
  • Recruit, supervise, and delegate work to students where appropriate and supervise performance.
  • Determines own priorities within general guidelines.
  • Responds to general inquiries and provides reasonable answers or a means to find an answer if necessary.

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler via CareerQ de Queen's University (en anglais seulement).

TITRE DU POSTE :Coordonnateur ou coordonnatrice de la mobilisation communautaire et des événements
TYPE DE POSTE:Temporaire
DURÉE DU MANDAT:Jusqu'au 20 septembre 2022
DATE DE FERMETURE:25 avril 2021

Sous la direction de la directrice exécutive et en collaboration avec l’équipe de direction et avec le ou la Gestionnaire, Participation, communications et activités, le coordonnateur ou la coordonnatrice de la mobilisation communautaire et des événements est, pour l’Institut canadien de recherche sur la santé des militaires et des vétérans (ICRSMV), responsable de la coordination de ces deux fonctions. Le ou la titulaire travaille chaque jour sous la direction du ou de la Gestionnaire, Participation, communications et activités, pour réaliser les événements annuelles et les stratégies de participation. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de la mobilisation communautaire et des événements est une personne polyvalente bilingue et énergique qui comprend l’importance de liens forts. Il ou elle organise des activités d’application des connaissances, des conférences, des activités de mobilisation des chercheurs et d’autres activités de sensibilisation.

Le ou la titulaire du poste doit, selon le calendrier des tâches, travailler les soirs et fins de semaine et doit parfois se déplacer pour gérer des activités de l’ICRSMV et y assister.

  • Aider à élaborer et à exécuter un plan global d’approche communautaire et de participation, notamment en faisant mieux connaître l’ICRSMV, et à élaborer pour les organisations et les personnes, y compris les titulaires de bourses, des voies de participation et de partenariat qui concordent avec notre mission et notre vision. Assurer le suivi et le renouvellement des protocoles d’entente relatifs aux réseaux.
  • Conformément à la vision globale de l’ICRSMV, travailler en étroite collaboration avec les dirigeants de l’ICRSMV et le ou la Gestionnaire, Participation, communications et activités, pour réaliser le plan des événements de l’ICRSMV.
  • Aider le ou la Gestionnaire, Participation, communications et activités, à planifier les activités du Forum annuel de l’ICRSMV.
  • Soutenir la gestion de projet applicable aux événements dont l’ICRSMV est l’hôte ou l’hôte conjoint, notamment en rédigeant des propositions relatives aux événements et des plans de marketing et de communication et en réalisant des tâches administratives, par exemple élaborer des plans logistiques et surveiller le budget, la direction des médias, les entreprises de l’extérieur et la négociation des contrats. Communiquer avec les autres coordonnateurs ou coordonnatrices des activités des groupes d’intervenants de l’ICRSMV.
  • Favoriser des relations positives et coopératives avec les intervenants clés.
  • Assurer la mise en œuvre d’un outil d’évaluation pour mesurer et garantir l’impact des activités et des partenariats.
  • Jouer le rôle d’ambassadeur et de représentant de l’ICRSMV auprès de groupes de l’extérieur aux niveaux local, national et international. Tisser, entretenir et conserver des liens avec les chercheurs et chercheuses, les donateurs et donatrices, les bénévoles, d’autres intervenants et des organisations communautaires et professionnelles.
  • Exercer selon le besoin des tâches additionnelles en appui de l’ICRSMV.
  • Détenir un diplôme universitaire en communications ou en relations publiques ou détenir un diplôme d’études postsecondaires d’une durée de trois ans en gestion des activités.
  • Avoir plusieurs années (minimum de cinq ans) d’expérience de la gestion des activités professionnelles ou des communications ou des relations publiques, surtout dans les domaines de la sensibilisation, des relations avec les intervenants et de la planification des activités.
  • Avoir une expérience des interactions avec divers intervenants du milieu universitaire, du milieu gouvernemental et des forces armées.
  • Le bilinguisme (français et anglais écrit et oral) est considéré comme un atout.
  • Une combinaison équivalente de formation et d’expérience peut également être prise en considération.
  • Respect de la diversité et promotion de l’inclusion au travail.
  • Personne très motivée et mettant l’accent sur les résultats capable d’établir des normes et des buts d’un haut niveau.
  • Aptitudes en communication et habiletés interpersonnelles de niveau supérieur pour travailler dans un milieu complexe et décentralisé. Aptitude à satisfaire les besoins et les intérêts de groupes cibles diversifiés.
  • Qualité de planificateur novateur et stratégique des ressources apte à faire preuve d’un bon jugement pour ce qui est de prendre de manière autonome des décisions. Aptitude à analyser des situations complexes et à déterminer un mode d’action approprié en vue de trouver une solution en recourant à des habiletés de niveau avancé d’analyse et de résolution de problème.
  • Aptitude à obtenir la coopération pour amener des groupes de personnes diversifiés à travailler en fonction de buts communs dans un environnement très décentralisé et à les atteindre.
  • Tact et discrétion, maturité et bon jugement d’un niveau élevé et aptitude à composer avec des enjeux sensibles d’une manière professionnelle.
  • Compétence reconnue en matière de gestion de projet et aptitude à gérer de manière irréprochable des projets multiples.
  • Compétence reconnue en matière de gestion de programmes et de projets et expérience pratique confirmée.
  • Expérience fructueuse confirmée dans un environnement très visible où la situation évolue rapidement exigeant un grand professionnalisme et l’aptitude à prendre vite des décisions.
  • Déterminer, élaborer et mettre en œuvre des stratégies optimales pour faire connaître l’ICRSMV et sa marque et illustrer son excellence grâce à des activités importantes qui jouissent d’une grande publicité et rejoignent un large public.
  • Présenter des recommandations d’ordre budgétaire, notamment relativement au budget de projets individuels, pour que le programme soit réalisé à un coût égal ou inférieur au budget.
  • Analyser et recommander une stratégie optimale en vue de déterminer des commanditaires potentiels dont le soutien financier aide à réduire l’incidence financière des activités sur les ressources financières de l’ICRSMV (activités sans incidence sur les recettes).
  • Déterminer à quel moment il faut porter les problèmes et les décisions à l’attention de la direction et à quel moment il faut agir de manière autonome.
  • Déterminer les problèmes potentiels et les régler lorsque le ou la titulaire appuie des stratégies applicables à la participation des collectivités et aux activités.
  • Déterminer, compte tenu des lignes directrices, la formule, le lieu et les moyens logistiques qui conviennent le mieux à une planification et à une exécution efficaces et efficientes des événements.
  • Déterminer les moyens de communication qui sont les plus efficaces pour établir un rapport avec les groupes cibles.
Cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler via CareerQ de Queen's University (en anglais seulement).