TITRE DU POSTE : Communications Coordinator
SERVICE : Institut canadien de recherche sur la santé des militaires et des vétérans (ICRSMV)
NUMÉRO DU POSTE : J1020-1348
Date de fermeture : 24 novembre 2020

Reporting to the Executive Director of the Canadian Institute for Military and Veteran Health Research (CIMVHR), the Communications Coordinator is responsible for internal and external communications including promoting and producing CIMVHR branding and marketing materials; day-to-day website management; social media management; and final proofreading. The Communications Coordinator is responsible for supporting the Executive Director and the management of CIMVHR to implement communications initiatives, marketing and events. The Communications Coordinator must thrive in a fast paced environment and be able to adapt accordingly as new priorities arise.

  • Performs day-to-day content management of the CIMVHR digital platforms, including the website and social media channels, under the direction of the Executive Director and leadership of CIMVHR. Duties include posting updated information on all funding opportunities, educational information, research resources, upcoming events, university membership updates, global affiliate updates, scholarships, and news articles that relate to CIMVHR and/or articles that will be beneficial to those involved with CIMVHR, etc.
  • Promotes CIMVHR and the Journal of Military, Veteran and Family Health (JMVFH) through marketing material. Produces content for CIMVHR branding and marketing materials with information provided by senior staff; performs graphic design duties for digital marketing materials. In coordination with management, responsible for the design, layout, and format of promotional materials and contacting the contracted graphic designer for design and print elements of marketing materials.
  • Performs final proofreading of all marketing materials, including editing all marketing materials for grammar and spelling prior to publication. Recommends and implements a CIMVHR style guide to ensure professionalism and consistency across all communications and marketing materials.
  • Supports the coordination of CIMVHR events. Attends event planning meetings, assists in the preparation and distribution of planning meeting minutes. Event planning responsibilities include; coordinating attendee lists, drafting and sending invitations, communicating the event needs and expectations with presenters, format and layout of event agendas, preparing name badges and holding slides, advertising, promotion, and reporting on event outcomes.
  • Manages CIMVHR’s social media accounts, including Twitter and Facebook. Designs the page layouts, brainstorms creative content, and monitors external content to ensure it is positive and beneficial to all CIMVHR stakeholders. Assists in the development of a digital strategy in order to increase reach and build brand awareness.
  • Compiles, organizes and analyses data to track the effectiveness of CIMVHR’s communications tools, including monitoring progress of CIMVHR media mentions, social media statistics, and website analytics.
  • Assists with the development and implementation of CIMVHR’s media strategy, with a clear understanding of the goals and objectives of the plan. Responsible for assisting with meeting timelines and implementing the plan, preparing media advisories, press kits and news releases.
  • Drafts email correspondence and sends through Envoke, CIMVHR’s mass email management software, and ensures emails are translated.
  • Provides support to the Scientific Director of CIMVHR, the Associate Scientific Director of CIMVHR, Executive Director, as needed.
  • Undertakes other duties as required in support of CIMVHR.
  • University degree or three year post-secondary program in communications, marketing or related field.
  • Several years (5+ minimum) experience in content creation and management, digital marketing, analytics and overall marketing strategy.
  • Experience in writing and editing communication materials.
  • Experience with graphic design software, website management software (i.e. WordPress), and social media for business (Facebook and Twitter required).
  • Knowledge of Canada’s Anti-Spam Legislation and experience using mass email management software. Experience with Envoke is considered an asset.
  • Experience with Moodle and Big Blue Button is considered an asset.
  • Functional knowledge of French (written required, oral an asset). Familiarity with TERMIUM Plus required and Linguée an asset.
  • Experience interacting with various stakeholders from academia, government organizations, and the military.
  • Consideration may be given to an equivalent combination of education and experience.
  • Respects diversity and promotes inclusion in the workplace.
  • Excellent communication skills, both written and verbal to interact with diverse clientele in many different contexts, accurately and with empathy and sensitivity.
  • Excellent writing and editing skills for different media (print and digital). Must be highly detail-oriented, with an understanding and appreciation for the implications of errors for the CIMVHR and reputation.
  • Ability to perform basic French translation, as needed.
  • Well-developed research and analytical skills in order to collect process and summarize data.
  • Ability to troubleshoot communication strategies in a short-period of time, in a crisis or issues management solution.
  • Excellent organizational and interpersonal skills to facilitate the coordination and development of events.
  • Experience in coping with confidentiality issues in a professional service environment. Ability to maintain confidentiality and use discretion.
  • Knowledge of website development and best practices for usability, accessibility and content delivery.
  • Strong understanding of social media and ability to work with rapidly changing media platforms.
  • Style and aesthetic skills in the design of graphic work, ads and displays.
  • Ability to establish excellent client relationships in a fast-paced and complex academic environment.
  • Excellent time management, problem solving and project management skills in order to ensure projects are completed and executed within appropriate timelines. Ability to adapt to shifting priorities and to focus in spite of many different duties.
  • Ability to function co-operatively and effectively in a team-oriented environment and to liaise with staff from other Queen’s units and outside organizations.
  • Advanced computer skills including advanced knowledge of word processing software including Microsoft Office, graphic design software, website management tools, mass email management tools, online learning platforms and familiarity with spreadsheet and database programs. Ability to learn new software packages, as required.
  • Make daily operational decisions and bring forward communications and marketing strategic recommendations
  • Determine communication strategies that support CIMVHR campaigns, as well as the schedules and plans for implementation
  • Determine priorities within the constraints of demanding workload. Decide how to best coordinate time and effort between various tasks
  • Resolve administrative problems within guidelines and redirect more complex problems to senior staff
  • Determine content to be sent when tweeting and posting on social media. Seek approval from Directors for non-CIMVHR research related content or highly sensitive content
  • Determine appropriate responses to inquiries and decide when new information calls for further action
  • Determine logistical need for unit meetings and identify agenda items
  • Determine how best to promote an event or increase awareness of CIMVHR activities in the media. Determine methods to assess effectiveness of marketing and retention strategies, collect, analyze and evaluate feedback on the CIMVHR communication experience and make recommendations for improvement
  • Determine when an issue may be controversial and refer potentially serious issues to the Directors or another senior member of the CIMVHR team
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TITRE DU POSTE : Coordonnateur ou coordonnatrice de la mobilisation communautaire et des événements
TYPE DE POSTE: Temporaire
DURÉE DU MANDATE: Jusqu'au 20 septembre 2022
DATE DE FERMETURE: 25 avril 2021

Sous la direction de la directrice exécutive et en collaboration avec l’équipe de direction et avec le ou la Gestionnaire, Participation, communications et activités, le coordonnateur ou la coordonnatrice de la mobilisation communautaire et des événements est, pour l’Institut canadien de recherche sur la santé des militaires et des vétérans (ICRSMV), responsable de la coordination de ces deux fonctions. Le ou la titulaire travaille chaque jour sous la direction du ou de la Gestionnaire, Participation, communications et activités, pour réaliser les événements annuelles et les stratégies de participation. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de la mobilisation communautaire et des événements est une personne polyvalente bilingue et énergique qui comprend l’importance de liens forts. Il ou elle organise des activités d’application des connaissances, des conférences, des activités de mobilisation des chercheurs et d’autres activités de sensibilisation.

Le ou la titulaire du poste doit, selon le calendrier des tâches, travailler les soirs et fins de semaine et doit parfois se déplacer pour gérer des activités de l’ICRSMV et y assister.

  • Aider à élaborer et à exécuter un plan global d’approche communautaire et de participation, notamment en faisant mieux connaître l’ICRSMV, et à élaborer pour les organisations et les personnes, y compris les titulaires de bourses, des voies de participation et de partenariat qui concordent avec notre mission et notre vision. Assurer le suivi et le renouvellement des protocoles d’entente relatifs aux réseaux.
  • Conformément à la vision globale de l’ICRSMV, travailler en étroite collaboration avec les dirigeants de l’ICRSMV et le ou la Gestionnaire, Participation, communications et activités, pour réaliser le plan des événements de l’ICRSMV.
  • Aider le ou la Gestionnaire, Participation, communications et activités, à planifier les activités du Forum annuel de l’ICRSMV.
  • Soutenir la gestion de projet applicable aux événements dont l’ICRSMV est l’hôte ou l’hôte conjoint, notamment en rédigeant des propositions relatives aux événements et des plans de marketing et de communication et en réalisant des tâches administratives, par exemple élaborer des plans logistiques et surveiller le budget, la direction des médias, les entreprises de l’extérieur et la négociation des contrats. Communiquer avec les autres coordonnateurs ou coordonnatrices des activités des groupes d’intervenants de l’ICRSMV.
  • Favoriser des relations positives et coopératives avec les intervenants clés.
  • Assurer la mise en œuvre d’un outil d’évaluation pour mesurer et garantir l’impact des activités et des partenariats.
  • Jouer le rôle d’ambassadeur et de représentant de l’ICRSMV auprès de groupes de l’extérieur aux niveaux local, national et international. Tisser, entretenir et conserver des liens avec les chercheurs et chercheuses, les donateurs et donatrices, les bénévoles, d’autres intervenants et des organisations communautaires et professionnelles.
  • Exercer selon le besoin des tâches additionnelles en appui de l’ICRSMV.
  • Détenir un diplôme universitaire en communications ou en relations publiques ou détenir un diplôme d’études postsecondaires d’une durée de trois ans en gestion des activités.
  • Avoir plusieurs années (minimum de cinq ans) d’expérience de la gestion des activités professionnelles ou des communications ou des relations publiques, surtout dans les domaines de la sensibilisation, des relations avec les intervenants et de la planification des activités.
  • Avoir une expérience des interactions avec divers intervenants du milieu universitaire, du milieu gouvernemental et des forces armées.
  • Le bilinguisme (français et anglais écrit et oral) est considéré comme un atout.
  • Une combinaison équivalente de formation et d’expérience peut également être prise en considération.
  • Respect de la diversité et promotion de l’inclusion au travail.
  • Personne très motivée et mettant l’accent sur les résultats capable d’établir des normes et des buts d’un haut niveau.
  • Aptitudes en communication et habiletés interpersonnelles de niveau supérieur pour travailler dans un milieu complexe et décentralisé. Aptitude à satisfaire les besoins et les intérêts de groupes cibles diversifiés.
  • Qualité de planificateur novateur et stratégique des ressources apte à faire preuve d’un bon jugement pour ce qui est de prendre de manière autonome des décisions. Aptitude à analyser des situations complexes et à déterminer un mode d’action approprié en vue de trouver une solution en recourant à des habiletés de niveau avancé d’analyse et de résolution de problème.
  • Aptitude à obtenir la coopération pour amener des groupes de personnes diversifiés à travailler en fonction de buts communs dans un environnement très décentralisé et à les atteindre.
  • Tact et discrétion, maturité et bon jugement d’un niveau élevé et aptitude à composer avec des enjeux sensibles d’une manière professionnelle.
  • Compétence reconnue en matière de gestion de projet et aptitude à gérer de manière irréprochable des projets multiples.
  • Compétence reconnue en matière de gestion de programmes et de projets et expérience pratique confirmée.
  • Expérience fructueuse confirmée dans un environnement très visible où la situation évolue rapidement exigeant un grand professionnalisme et l’aptitude à prendre vite des décisions.
  • Déterminer, élaborer et mettre en œuvre des stratégies optimales pour faire connaître l’ICRSMV et sa marque et illustrer son excellence grâce à des activités importantes qui jouissent d’une grande publicité et rejoignent un large public.
  • Présenter des recommandations d’ordre budgétaire, notamment relativement au budget de projets individuels, pour que le programme soit réalisé à un coût égal ou inférieur au budget.
  • Analyser et recommander une stratégie optimale en vue de déterminer des commanditaires potentiels dont le soutien financier aide à réduire l’incidence financière des activités sur les ressources financières de l’ICRSMV (activités sans incidence sur les recettes).
  • Déterminer à quel moment il faut porter les problèmes et les décisions à l’attention de la direction et à quel moment il faut agir de manière autonome.
  • Déterminer les problèmes potentiels et les régler lorsque le ou la titulaire appuie des stratégies applicables à la participation des collectivités et aux activités.
  • Déterminer, compte tenu des lignes directrices, la formule, le lieu et les moyens logistiques qui conviennent le mieux à une planification et à une exécution efficaces et efficientes des événements.
  • Déterminer les moyens de communication qui sont les plus efficaces pour établir un rapport avec les groupes cibles.
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